Digitalisering börjar med utbildning – inte bråk

0
74
Arg man med skylt. Bild: Martha Soukup (cc by 2.0)

Organisationsförändringar leder nästan alltid till friktioner, men det finns sätt att minimera dessa. Ett exempel är att tidigt utbilda och engagera personalen.

Vi människor är sällan är så förändringsbenägna som vi vill ge sken av vid intervjuer – de flesta av oss lever inte för jobbet men behöver däremot den trygghet som lönen och sammanhanget ger oss. Vi föredrar också att lägga vår energi på familjen och fritidsintressena. Det är bara ett par av många orsaker till att organisationsförändringar leder till friktioner av olika slag.

Det är därför inte så konstigt att förändringar av organisationen och mina arbetsuppgifter leder till konflikt. Den gör mig osäker på min egen kompetens och position på arbetsplatsen, vilket kan ge mig en känsla av att jag eller min närmaste kollega riskerar att förlora mitt jobb och därmed tryggheten.

Kan vi då helt undvika konflikter som uppstår vid verksamhetsutvekling? Knappast, men vi kan utan tvivel göra mycket mer för att undvika dem.

Vem kan din verksamhet bäst?

Digitaliseringsprojekt styrs och genomförs ofta av IT-avdelningar eller andra stabsfunktioner, som sitter en bit ifrån händelsernas centrum – i exempelvis tillverkningen eller öga-mot-öga med kunden.

Det finns två problem med det:

  1. Personerna som leder projekten har inte full koll på den dagliga verksamheten. De bygger sin uppfattning på andra hands-uppgifter, som kan komma både från personalen och ledningen. Om åsikterna går i sär – hur avgör de vem som har rätt? Och vad blir effekterna av det?
  2. Ett projekt leder ofta till att förändringsledarna och beslutsfattarna stärker sin egen position i organisationen, medan den personal som påverkas riskerar att tappa i status. Vetskapen om detta kan leda till stora problem, såväl före och under som efter ett projekt.

När vi står inför större verksamhetsförändringar bör vi därför börja i en annan ända – med att försöka stärka tryggheten hos personalen. Vi bör också mobilisera dem för att skapa en positiv förändringskraft i organisationen.

Involvera personalen – på riktigt

Min erfarenhet är att föreläsningar och utbildningar är ett av de bästa ställena att börja på. Gör klart förutsättningarna, utbilda personalen och delegera delar av ansvaret till de som känner till era problem och möjligheter bäst. Och gör det på riktigt, inte bara genom en halvhjärtad alibi-handling som en slarvig behovsanalys.

Ska ni digitalisera kundtjänst? Ge dem först en utbildning i sociala medier och de möjligheter som ett urval av andra digitala kundservice-verktyg ger. De kommer själva se möjligheterna och bidra med relevanta idéer utifrån reella problem och möjligheter som du själv aldrig ser.

Ska ni komplettera er försäljning med e-handel? Låt säljarna lära sig mer om e-handel och några vanliga plattformar. De kan era produkter, samt känner till kunderna och deras åsikter om dessa. Den kunskapen är ovärderlig när ni utvecklar e-butiken, men kan också nyttjas för att kontinuerligt göra förändringar utifrån exempelvis den efterfrågan säljarna märker av i butiken eller ute på fältet.

Det är bara två enkla exempel, det finns givetvis många fler och mer komplexa. Poängen är att förändringsunderlaget och -viljan blir mycket större när personalen är med på tåget från början och har förståelse för möjligheterna, än när ledningen eller utvecklingsavdelningen slår ner top-down med färdiga paket som ingen förstår.

Bygg förebilder och ambassadörer

Genom att involvera personalen kan du dessutom snabbt identifiera de som har drivet och kunskapen att vara interna förändringsledare. Belöna de personerna genom att involvera dem i projekten. De kan inte bara fortsätta bidra med sin kunskap, utan blir också förebilder för andra och ambassadörer för förändringen.

Visst, det kommer ta mer tid att påbörja det konkreta förändringsarbetet, men du kommer sannolikt att spara mycket tid i andra änden. Projekten blir både enklare att genomföra och leder till bättre resultat när personalen som har koll på den dagliga verksamheten engageras.

Anlitar du dessutom konsulter så kan jag lova att din beställning och kravspecifikation kommer bli mycket starkare om personalen är med. Risken är annars att du handlar upp tjänster som drar iväg i pris när den externa experten upptäcker allt du missat.

Håller du med mig, eller är du av en annan åsikt? Och vad säger dina erfarenheter? Berätta mer nedan i kommentarsfältet eller på de sociala medierna. Vi finns på Facebook, Twitter och Instagram.